Jak zorganizować konferencję hybrydową?
Jeśli chcesz zorganizować swoją pierwszą konferencję hybrydową, poniższe kroki mogą pomóc w poruszaniu się w tym procesie.
1. Zdefiniuj cele
Każda dobra konferencja zaczyna się od etapu planowania . Na początku chcesz wyznaczyć cele, które poprowadzą Cię w tym przedsięwzięciu. Napisz, jak wygląda sukces tego wydarzenia, które zamierzasz zorganizować.
Jaki jest ostateczny cel, który chcesz osiągnąć? Najlepiej tworzyć cele zorientowane na proces, a nie na wynik.
2. Zidentyfikuj swoją grupę docelową
Po zdefiniowaniu celów należy określić grupę docelową dla konferencji hybrydowej. Kim są osoby, które chcesz zaprosić na to wydarzenie? Czy jest to konferencja skierowana do konkretnej grupy osób z twojego stowarzyszenia, czy też inne osoby są mile widziane? Łatwiej będzie wysyłać zaproszenia i znajdować osoby, gdy już wiesz, kogo szukać.
3. Wybierz wirtualną platformę wydarzeń
Jeśli chodzi o wirtualną platformę eventową, potrzebujesz czegoś, co będzie łatwe w użyciu zarówno dla Ciebie, jak i dla uczestników . Mnóstwo oprogramowania do zarządzania wydarzeniami pozwala zarządzać i promować wydarzenia hybrydowe, rejestrować uczestników zarówno online, jak i na miejscu, i nie tylko. Przejrzyj ich cechy i wybierz ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
4. Zdobądź sprzęt audio i wideo
Upewnij się, że uczestnicy osobiście i wirtualni mają podobne doświadczenia, inwestując w odpowiednią technologię. Po znalezieniu odpowiedniego sprzętu i oprogramowania nie zapomnij go przetestować . Twórz listy kontrolne, aby upewnić się, że masz wszystko, czego potrzebujesz.
5. Napisz scenariusz
Twoja konferencja musi być dobrze zorganizowana , a wykłady lub wydarzenia powinny przebiegać płynnie i w logicznej kolejności . Prawdopodobnie masz wiele pomysłów dotyczących harmonogramu, treści i zaangażowania. Najlepiej wszystko spisać w formie scenariusza.
6. Przetestuj Uruchom wydarzenie
Teraz, gdy masz wszystko na swoim miejscu, nadszedł czas na wielki test. Przetestuj swoją konferencję hybrydową na kilka dni przed rozpoczęciem , omawiając jak najwięcej szczegółów. W ten sposób będziesz mieć czas na naprawienie wszystkiego, co wymaga naprawy i uniknięcie nieoczekiwanych problemów podczas wydarzenia.
7. Po wydarzeniu poproś o opinię
To, jak podejdziesz do tej części, zależy od Twoich oczekiwań i celów związanych z wydarzeniem. Chcesz zorganizować kolejną imprezę w przyszłym roku? Czy chcesz rozszerzyć swoją sieć lub potencjalnie rozpocząć współpracę z nowymi ludźmi? Poproś o opinie , które dadzą Ci odpowiedzi, których potrzebujesz lub pomogą zorganizować jeszcze lepsze spotkanie następnym razem.